Organisation und Abläufe
In jeder Kirchengemeinde werden an jedem Tag viele unterschiedliche Aufgaben erfüllt. Diese Arbeit erfolgt im Rahmen von festgelegten Strukturen, Zuständigkeiten und Abläufen, die zum Teil rechtlich geregelt, zum Teil durch Gewohnheit gewachsen sind. Für eine gute Zusammenarbeit ist es wichtig, diese z.T. oft unbewussten und ungewussten Strukturen transparent zu machen. Denn Klarheit ist die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit. Sie vermittelt Orientierung und Sicherheit im Blick auf die Rollen, Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten. Diese lassen sich in Übersichten nachvollziehen und darstellen. Ein Organigramm beschreibt die Verteilung von Aufgaben auf Stellen und Funktionen, die hierarchische Struktur, die personelle Besetzung. Ein Organigramm ist daher wie eine Landkarte der Kirchengemeinde, anhand der sich die Beteiligten orientieren können.
Standardisierte Ablaufpläne für einzelne Aufgabenbereiche haben dabei die Funktion, die wichtigsten Wege auf dieser Karte zu beschreiben. Sie helfen Mitarbeitenden, Abläufe und Beziehungsgefüge der Kirchengemeinde zu verstehen, erleichtern das Einarbeiten neuer Mitarbeitende und ermöglichen Verbesserungsvorschläge.
Darüber hinaus gibt es aber auch Traditionen (etwa Gebräuche oder anderes „Gelebtes“), die mittels eines Schaubildes nicht erfasst oder und vermittelt werden können. Dafür kann die Vorgehensweise des Wissensmanagements dienen, das dieses „verborgene“ Wissen hebt, verschriftlich und anderen zugänglich macht. Gerade für neue Gesichter, die nicht so vertraut mit Kirche und Kirchengemeinde sind und neu dazukommen, sind solche Informationen wichtig, um sich zurecht zu finden.