Bild: Inna rempel
"Sag mal, wen kann ich eigentlich ansprechen, wenn der ehrenamtliche Küsterdienst am Sonntag nicht funktioniert? Bei der Taufe verwelkte Blumen auf dem Altar – das muss doch nicht sein.“ „Ich weiß nicht, versuch´s doch mal bei der Pastorin“. „Nee, die will ich damit nicht belämmern. Gibt es denn jemanden, der weiß, wer hier für Irgendwas zuständig ist?“
Was wäre, wenn ein einfaches Schaubild Aufschluss auf diese Frage geben würde? Ein Schaubild, in dem die Zuständigkeiten und Ansprechpartner/innen geklärt sind, mit einem Namen, einer Telefonnummer oder Internetadresse. Dann würde der Anrufer am Telefon vielleicht auch erfahren, dass es für den sonntäglichen Küsterdienst eine klare Beschreibung gibt, bei der alle Tätigkeiten im Detail aufgeführt sind und bei eventuell auftretenden Problemen mit der Heizung und den Glocken entsprechende Verweise auf Personen mit Telefonnummern enthalten sind. „Das ist ja super. Dann weiß man ja genau, was man zu tun hat, auch wenn man noch nicht jahrelang in der Kirche zuhause ist. Und: Woher die Blumen kommen“. „Ja, wollen Sie es nicht auch mal versuchen? Es muss ja nicht gleich am nächsten Sonntag sein…“
In jeder Kirchengemeinde werden an jedem Tag viele unterschiedliche Aufgaben erfüllt. Diese Arbeit erfolgt im Rahmen von festgelegten Strukturen, Zuständigkeiten und Abläufen, die zum Teil rechtlich geregelt, zum Teil durch Gewohnheit gewachsen sind. Für eine gute Zusammenarbeit ist es wichtig, diese z.T. oft unbewussten und ungewussten Strukturen transparent zu machen. Denn Klarheit ist die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit. Sie vermittelt Orientierung und Sicherheit im Blick auf die Rollen, Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten. Diese lassen sich in Übersichten nachvollziehen und darstellen. Ein Organigramm beschreibt die Verteilung von Aufgaben auf Stellen und Funktionen, die hierarchische Struktur, die personelle Besetzung. Ein Organigramm ist daher wie eine Landkarte der Kirchengemeinde, anhand der sich die Beteiligten orientieren können.
Standardisierte Ablaufpläne für einzelne Aufgabenbereiche haben dabei die Funktion, die wichtigsten Wege auf dieser Karte zu beschreiben. Sie helfen Mitarbeitenden, Abläufe und Beziehungsgefüge der Kirchengemeinde zu verstehen, erleichtern das Einarbeiten neuer Mitarbeitende und ermöglichen Verbesserungsvorschläge.
Darüber hinaus gibt es aber auch Traditionen (etwa Gebräuche oder anderes „Gelebtes“), die mittels eines Schaubildes nicht erfasst oder und vermittelt werden können. Dafür kann die Vorgehensweise des Wissensmanagements dienen, das dieses „verborgene“ Wissen hebt, verschriftlich und anderen zugänglich macht. Gerade für neue Gesichter, die nicht so vertraut mit Kirche und Kirchengemeinde sind und neu dazukommen, sind solche Informationen wichtig, um sich zurecht zu finden.